نکات کلیدی براي ارزيابان در سايت ويزيت ارزیابی بر اساس مدلهاي تعالي
فرآيند سايت ويزيت يا همان بازديد از محل ، يكي از مهمترين گامهاي فرآيند ارزيابي بر اساس مدل هاي تعالي بالاخص براي سازمانهاي ارزيابي شونده مي باشد . لذا توجه به برخي نكات در هماهنگيها ،زمان بندي ، رفتار ارزيابان ، نحوه پرسش ، مديريت فضاي حاكم در سايت ويزيت و ... مي تواند نقش كليدي در موفقيت و يا عدم موفقيت اين فاز از ارزيابي را براي تيم ارزيابي به همراه داشته باشد .
19 تیر 1398
در اين يادداشت سعي دارم با تكيه بر تجربه ارزيابي بيش از 50 سازمان در سطوح مختلف تنديس ،تقدير و گواهينامه نكات كليدي و مهمي را كه مي تواند بسيار اثر گذار بر نتيجه ارزيابي باشد را در سه مرحله قبل از سايت ويزيت ، حين سايت ويزيت و بعد سايت ويزيت را يادآور شوم .
نكات كليدي قبل از ارزيابي :
- جمع بندي سوالات سايت ويزيت و نقاط قابل بررسي ( نتايج جلسه اجماع )
- تيم بندي و تنظيم برنامه ارزيابي با هماهنگي ارزيابان و اخذ تائيد سازمان مربوطه پيرامون زمانهاي جلسات ،اعضاي حاضر و ... ( در اين راستا پيشنهاد مي گردد برنامه جايگزين و plan 2 نيز نيز تدوين گردد )
- هماهنگيهاي درون تيم ارزيابي مبني بر نحوه مديريت جلسات ،تعيين نقش ها ( پرسشگرها ،يادداشت كننده ها و ... )
- هماهنگيهاي دقيق با نماينده سازمان براي وسيله اياب و ذهاب ،اقامت ،محل جلسات و ...
نكات كليدي حين ارزيابي :
- داشتن ظاهر مرتب و پوشش متناسب با فرهنگ عمومي و همچنين سازمان مربوطه ( پوشيدن كت و شلوار براي آقايان ، و مانتو مناسب براي بانوان )
- تاكيد بر بازديد عمومي از سايت در ابتداي برنامه و آشنائي با فضاي كلي سازمان
- رعايت اصول كار تيمي در داخل تيم هاي ارزيابي و پشتيباني اعضاء از يكديگر در حين ارزيابيها
- تاكيد ويژه بر رعايت زمان بندي اعلام شده توسط تيم هاي ارزيابي
- تلاش براي ايجاد جو آرام و مثبت در جلسات و پيشگيري از هر گونه بحث و جدل بي مورد
- الزام به يادداشت برداري ارزيابان و تبادل اطلاعات در قالب جلسات اجماع روزانه ارزيابان در پايان هر روز
- تاكيد بر حضور حداكثري رهبران و مديران ارشد بالاخص در معيار رهبري و استراتژي
- برگزاري گروه هاي تمركز متناسب با شرايط سازمان مثل گروه تمركز مديران ، روسا ،كاركنان عملياتي و ستادي ، تامين كنندگان ، مشتريان ، پيمانكاران و ...
- رعايت اصول ارتباطي و پرهيز از هرگونه نقد مستقيم افراد و برخورد شخصي با موضوعات سازماني
- سعي بر انطباق حداكثري با شرايط غير مترقبه و تغييرات برنامه ريزي نشده سازمان
- جمع بندي گزارش بازخور در آخرين روز ارزيابي
- تشكيل جلسات باز و اجماع پيرامون امتياز سازمان بدون اعمال نظرات شخصي و با حضور كل ارزيابان
- پرهيز از هرگونه اظهار نظر پيرامون امتياز و نتيجه ارزيابي در حضور سازمان
نكات كليدي پس از ارزيابي :
- تهيه گزارش بازخور بر اساس مفاهیم بنیادین و منطق رادار به تفكيك 9 معيار و 32 زير معيار و ارسال آن به دبيرخانه طبق برنامه زمان بندي مشخص شده
- تعامل پايدار با دبيرخانه به منظور اصلاحات لازم گزارش و حضور موثر در جلسات مربوطه در صورت لزوم
