نکات کلیدی در تهيه گزارش بازخور ارزیابی
گزارش بازخورد مهمترين ترين خروجي فرآيند ارزيابي بر اساس مدل هاي تعالي و مبناي اصلي تدوين برنامه ها و پروژه هاي بهبود در سازمانها پس از ارزيابي است لذا كيفيت و اثربخشي آن داراي اهميت به سزائي است لذا لازم است ارزيابام محترم دقت كافي را در تهيه آن لحاظ نمايند .
13 مرداد 1398
در اين يادداشت سعي دارم با تكيه بر تجربه تهيه بيش از 50 گزارش بازخورد براي سازمان توليدي ، خدماتي و ... كه شخصا آنها را ارزيابي نموده ام و همچنين بررسي بيش از 30 گزارش بازخورد كه توسط ساير ارزيابان ارشد براي سازمانهايي كه در آنها مشغول بكار بوده ام تهيه شده است ، نكاتي را يادآور شوم :
يك گزارش بازخور مناسب حاوي بخش هايي نظير يادداشت مديريتي ،نكات كليدي ارزيابي ، نقاط قوت و فرصت های بهبود و نهايتا" امتياز سازمان مي باشد . مهترين نكات قابل توجه به شرح زير قابل ذكر است :
ساختار کلی گزارش بازخور
: علاوه بر رعايت نكات كلي در تهيه گزارش بازخورد به عنوان يك گزارش مثل رعايت اصول كار گروهي و تيمي در ساختاربندي گزارش ، پيشگيري از اعمال نظرات شخصي ، آیین نامه نگارش ، املای صحیح و روان و ساده بودن ، پيشگيري از نوشتار جملات مبهم و كلي ، نكاتي ديگري در تهيه گزارش بازخورد جايزه تعالي حائز اهميت است :
نكته اول : طبق فرمت جايزه تعالي الزاما" نتايج ارزيابي ( نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود ) مي بايست به تفكيك هر 9 معیار و 32 زير معيار الگوي تعالي تشریح گردد ( البته در مدل 94+ جايزه ملي گزارش بازخورد در سطح تقديرنامه صرفا" در قالب 9 معيار تهيه مي گردد ) .
نكته دوم : تهيه گزارش بازخور بر اساس مفاهیم بنیادین و منطق رادار مي باشد .آنچنانكه كاملا مشخص باشد قوت و يا نقطه قابل بهبود اشاره شده دقيقا به كدام مفهوم بنيادين و به كدام گام از منطق رادار در توانمند سازها و همچنين نتايج مرتبط است .در اين راستا حتما بايد محل اختلاف نتايج با توانمند ساز مربوطه شفاف گردد .
نكته سوم : قالب و محتواي گزارش بر اساس سطح بلوغ سازمان مربوطه باشد تا درك مناسبي از آن صورت پذيرد و براي سازمان اثربخش باشد .
نكته چهارم : بهره گيري درست از مصاديق و مثالهاي عملياتي و عيني در تك تك نقاط قوت و قابل بهبود است تا درك صحيحي از جوانب موضوع صورت پذيرد .
نكته پنجم : جمع بندي نكات كليدي و درج آن در ابتداي گزارش است به نحويكه حاوي نقاط بهبود پرتكرار ، اساسي و اثرگذار در ساير زير معيار باشد و تمركز و رفع آنها براي سازمان متقاضي در الويت قرار گيرد.
نكته ششم : توجه به كليات هر زير معيار از باب تعداد و محتواي نقاط قوت در مقابل نقاط قابل بهبود است آنچنانكه توازن و تناسب خوبي با امتياز ارائه شده داشته باشد .
نكته هفتم : اشاره مستقيم به زير معيار ها و نكات مهم در زير معيارهاست كه سازمان هيچ اشاره در آنها نداشته است و تبعا داراي ضعف بالائي است و رفع آن حائز اهميت مي باشد . اين نكته در بخش نتايج با ذكر شاخص هاي مرتبطو اثر گذار بر كسب و كار مربوطه كه سازمان هيچ گونه رصد و پايشي روي آنها ندارد پر رنگ تر مي شود .
نكته هشتم : پيشگيري از بكاربردن كلمات و عبارات منفي شديد مثل " عدم وجود شواهد " و " هيچ گونه شواهدي يافت نشد " و ... كه پيشنهاد مي كنم جايگزين آنها از عباراتي نظير " شواهد كافي يافت نشد " استفاده گردد. در اين راستا مي توان جملات در بخش نقاط قابل بهبود را با رويكرد مثبت شروع و سپس به نقطه قابل بهبود اشاره نمود مثلا :
" هر چند اركان جهت ساز سازمان توسط شوراي مديران تدوين شده اما شواهد كافي مبني بر تدوين استراتژيهاي عملياتي در سطوح مختلف سازمان مشاهده نمي گردد . "
نكته نهم : ارائه يك گزارش مديريتي خلاصه ،جامع و اثربخش در ابتداي گزارش بازخور كه پوشش دهنده نكات مهم و اولويت هاي تصميم گيري توسط رهبران سازمان در حوزه تعالي سازماني مي باشد .
زمان تحویل گزارش بازخور
نكته اول : رعايت برنامه زمان بندي تهيه گزارش نهايي است كه بالشخصه پيشنهاد مي كنم گزارش در همان برنامه سايت ويزيت با توجه به حضور كليه ارزيابان تيم ، وجود شواهد در يادداشتها و حافظه افراد و ... مورد مباحثه ، تكميل و جمع بندي گردد و در يك زمان يك الي دو هفته اي توسط ارزياب ارشد بازبيني و براي دبيرخانه جايزه ارسال گردد
. تناسب گزارش بازخور ارزیابی با ابعاد ويژگيهاي سازمان متقاضي
از آنجائيكه گزارش باخور نقش مهم و كليدي در تدوين برنامه ها و پروژه هاي بهبود خواهد داشت لذا بسيار مهم است كه نكات ارائه شده در گزارش متناسب با مسائل اصلي سازمان ،ابعاد ،فرهنگ ، درجه بلوغ ،توانمنديها ، روح و فضای عمومی سازمان ،اختيارات و ... تدوين گردد تا سازمان مربوطه بتواند برنامه هاي عملياتي و اجرائي مناسبي براي رفع آنها داشته باشد . در غير اينصورت گزارش مربوطه كاملا" بي اثر خواهد بود .